skip to Main Content
Ring til os på tlf. 7027 9000
Ledelse I Sommerferien: Beskriv Opgaverne Og Undgå Misforståelser

Ledelse i sommerferien: beskriv opgaverne og undgå misforståelser

Det er ferietid – og uanset, om der kommer en ferieafløser på bedriften eller I dækker ind for hinanden i ferien, så er det en god ide at forberede jer ekstra godt i ferietiden. Med klare aftaler og overblik over opgaverne undgår I, at opgaver falder mellem to stole eller der opstår misforståelser, der både kan koste tid og penge.

Som ejer og leder af en virksomhed er det dit ansvar, at de daglige opgaver bliver løst, og især i ferietiden er der ekstra god grund til at være opmærksom på opgaveløsningen. Og der skal i virkeligheden ikke så meget til for, at ferietiden bliver en god oplevelse – også for dem, der holder skansen, mens andre holder ferie.

Ledelsesrådgiver Marianne Dyreholt giver et par enkle råd til, hvordan I kommer godt gennem de kommende uger.

-Først og fremmest handler det om at give alle et overblik over de opgaver, der skal løses i ferieperioden, både de daglige rutiner og de ekstraordinære opgaver skal skrives ned, så alle ved hvad der skal gøres, og hvornår det skal ske.

Hun anbefaler, at du skriver alle opgaver ned, og når det gælder de mere komplicerede opgaver skal du også beskrive, hvordan opgaverne skal løses, hvis der er afløsere ind over.

-I princippet kan du beskrive alle typer af opgaver, men et godt sted at starte er de dele af bedriften, hvor struktur er afgørende for resultatet, siger Marianne Dyreholt, der også minder om, at det kan være en god ide at varsle overarbejde i ferietiden ligesom, det skal aftales, hvordan overarbejde registreres:

-Hvis du har en personalehåndbog er retningslinjerne for registrering af overarbejde, pauser og meget andet allerede beskrevet, og det gør det nemt at introducere fx en ferieafløser, fortæller Marianne Dyreholt.

Skab overblik med en kalender eller tavle

Opgaver og ansvar skal tydeligt kommunikeres til medarbejderne, og en simpel kalender kan give et udmærket overblik over, hvilke opgaver, der skal løses den enkelte dag – og hvem, der har ansvaret.

-Det kan være en helt almindelig Mayland kalender eller et whiteboard, hvor dagens opgaver er beskrevet og der står, hvem der skal løse dem. Så kan alle se, hvad der skal laves og risikoen for misforståelser minimeres meget, når det er skrevet ned, siger Marianne Dyreholt og påpeger, at du bør udpege én, der er ansvarlig for bedriften, når du selv holder ferie og som kan følge op på opgaver.

Hun minder desuden om, at medarbejderne ikke altid kan prioritere opgaverne, og at det er en ledelsesopgave – også når lederen er på ferie. Derfor kan du med fordel markere ud for opgaverne, hvordan de skal prioriteres, hvis der fx er underbemanding i en periode. Efter ferien kan I evaluere hvordan det gik, og eksempelvis rette beskrivelserne af opgaverne til, så de er klar til næste gang.

Brug opgavebeskrivelserne til at sikre korrekt udførsel af opgaverne

Beskrivelser af de daglige opgaver, også kaldet SOP (Standard Operationelle Procedurer) kan altid bruges til at sikre at rutiner udføres korrekt og ens fra gang til gang. De er helt klart også af stor værdi i ferietiden, hvor de kan være en stor del af introduktionen, når der kommer nye medarbejdere, der skal sættes ind i opgaverne.

-Der er mange fordele ved at skrive tingene ned, og jo mere man arbejder med det til daglig, jo lettere er det også at overføre til ferietiden og fx sætte nye medarbejdere ind i rutinerne, fortæller Marianne Dyreholt, der som ledelsesrådgiver har erfaring med at lave både opgavebeskrivelser og personalehåndbog.

Påskøn indsatsen

I perioder, hvor der er underbemanding og ekstra travlt er det endnu vigtigere at påskønne medarbejdernes indsats:

-Det kan være en sodavand i varmen, kage til kaffen om eftermiddagen, eller hvad du nu kan finde på. Det er ikke så vigtigt hvad du gør, men at du gør det, lyder det fra ledelsesrådgiveren.

Hvis du vil vide mere om procedurebeskrivelser eller personalehåndbøger kan du kontakte VKST’s team af ledelsesrådgivere. Se evt. videoen med Jesper Tambour, der allerede har fået lavet en personalehåndbog.

Back To Top
TILMELD DIG VKST NYHEDSBREV